Как разделить закупочные списки
Разделяйте списки по точке, направлению и ответственному сотруднику, чтобы кухня, бар, зал и клининг не смешивались в одной заявке.
| Список | Типичные позиции | Кто формирует |
|---|---|---|
| Кухня | Продукты, упаковка, моющие средства, инвентарь | Шеф-повар или заведующий производством |
| Бар | Напитки, ингредиенты, расходные материалы | Бар-менеджер |
| Зал | Текстиль, посуда, гостевые расходники | Менеджер зала |
| Клининг | Химия, перчатки, салфетки, мешки | Администратор или хозяйственная служба |
| Техническая служба | Запчасти, фильтры, расходники для оборудования | Инженер или управляющий |
Как определить момент повторного заказа
Базовая формула точки заказа: средний расход за день × срок поставки в днях + страховой запас.
Например, если заведение расходует 4 упаковки в день, поставка занимает 3 дня, а страховой запас равен 5 упаковкам, заявку нужно формировать при остатке 17 упаковок: 4 × 3 + 5.
Для позиций с нестабильным расходом лучше считать отдельно обычные дни, выходные, банкеты и сезонные периоды.
Как организовать согласование
Сотрудник формирует заявку, руководитель видит состав, точку, сумму и отклонение от обычного объёма, после чего подтверждает или возвращает её с комментарием.
- Разрешите заказывать без согласования только позиции и суммы в установленном лимите.
- При изменении цены сохраняйте новую версию стоимости и повторно запрашивайте подтверждение.
- Не удаляйте отклонённые версии: история нужна для анализа причин и контроля бюджета.
Какие условия доставки хранить в списке
Вместе со списком сохраняйте адрес точки, контактное лицо, телефон, окно доставки, правила въезда, разгрузки и комментарий для водителя.
Эти данные не должны вводиться заново при каждом заказе. Перед отправкой сотрудник проверяет только дату, количество и временные изменения условий приёмки.
Что анализировать по истории закупок
Минимальный отчёт показывает расходы по периоду, заведению, категории и направлению, а также количество заявок и долю согласованных закупок.
- Расходы за месяц, квартал и год.
- Динамика по заведениям и закупочным категориям.
- Позиции с частыми срочными заказами.
- Отклонение фактического количества от шаблона списка.